Plan de comunicación externa de un centro educativo

PLAN DE COMUNICACIÓN EXTERNA DE UN CENTRO EDUCATIVO

                               

1.-OBJETIVOS.

• Ofrecer información sobre el centro educativo a la comunidad educativa.
• Activar y fomentar las relaciones entre los miembros de la comunidad educativa.
• Publicitar los proyectos y actividades que se realizan en el centro educativo.
• Publicitar las convocatorias oficiales para personas que están y no están físicamente en el centro.
• Facilitar documentos y formularios oficiales para toda la comunidad educativa.
• Ofrecer historia e información de contacto del centro.
• Fomentar la formación y el proceso de enseñanza-aprendizaje.

2.-PÚBLICOS.

Comunidad Educativa

• Datos del centro y contacto.
• Horarios de los grupos.
• Calendario escolar.

Canales: Página web del centro, plataforma educativa.

Alumnado

• Si no se utiliza libro de texto, todos los materiales básicos para el estudio de la materia.
• Material didáctico de apoyo (videos, fotografías, canciones, letras de canciones, escritos, etc.)
• Fechas de las evaluaciones.
• Calificaciones de las evaluaciones.
• Calificaciones finales de la materia.

Canales: blog , facebook , pinterest, twitter, plataforma educativa.

Profesorado

• Información y acciones para realizar en los diferentes proyectos que se realizan en el centro educativo.
• Impresos y Documentación laboral de interés para el profesorado.
• Comunicación entre el claustro.

Canales: página web, correo electrónico, plataforma educativa

Familias

• Evolución académica de sus hijos.
• Información sobre las ausencias justificadas o injustificadas de sus hijos.
• Información sobre las medidas disciplinarias aplicadas a sus hijos.
• Actividades a realizar por sus hijos.
• Horario, tutor y equipo docente del grupo al que pertenecen sus hijos.

Canales: correo electrónico, plataforma educativa.

3.-CANALES.

La información “oficial” y general del Centro como es el calendario, la PGA, el plan de calidad o similares deber ser transmitida  de manera "oficial" solo por un único canal que podría ser una plataforma educativa o página web que proporciona la administración educativa y  es gestionada por el personal docente y equipo directivo del centro. Podría ser a través de una página web con acceso a un repositorio de documentación, o una plataforma MOODLE con acceso restringido para tener acceso a diferente documentación. Así todo el público podría tener acceso al calendario escolar, pero quizás solo los docentes deberían tener acceso a las convocatorias de claustros y su documentación.

Cabría la posibilidad de imprimir y distribuir algún tipo de revista o similar con información de interés general a principio de curso para aquellos nuevos alumnos y familias así como para aquellos que o no tienen o se resisten a emplear las nuevas tecnologías.

Por otro lado se podría emplear el email, sms, whatsapp, twitter, hangouts o similares para enviar información puntual o periódica notificando distintas actividades, concursos, becas, etc a los grupos que les pueda interesar (familias, alumnado, profesorado).

Finalmente cada tutor y/o profesor podría gestionar una plataforma propia de su módulo/área o grupo de alumnos, mediante moodle, google drive o blog con distinta documentación (pdf, videos, fotos, documentos….) como refuerzo, para ejercicios, modelos exámenes, etc. para que el alumnado pudiera profundizar más o pudiera reforzar aquellos contenidos que necesite. Quizás jefatura de estudios, responsable de calidad, etc podrían tener una plataforma similar para poder colaborar con el resto del equipo.

- Página web del centro

- Blogs de los profesores y de los departamentos

- Twitter para alumnado y familias

- Tableros con imágenes

- Correo electrónico por grupos y cursos

- Facebook

4.- Contenidos-tono-línea editorial

La página web del centro o la plataforma educativa debería tener un tono formal, claro y preciso donde se pueda recabar la información general del centro y deberá tener un email o similar para recibir consultas o feedback de alumnos o posibles alumnos, otros centros o familias. Por otro lado debería permitir englobar el resto de plataformas (blogs, páginas webs…) tanto de profesores como alumnos y familias con enlaces a ellas..

Los mensajes al alumnado o a las familias informando de becas, salidas extraescolares, etc podrían tener un tono menos formal.

Finalmente el profesor de materia o tutor podría tener un tono cordial y directo con sus alumnos y sus familias para facilitar la comunicación y el feedback.

5.-Acciones.

Las acciones a realizar serían:

- Recabar de la dirección académica, secretaria, jefes de estudio del centro, diversa información que ha de ser puesta a disposición de los distintos estamentos..

- Planificar, redactar y publicar las actualizaciones en las redes sociales, adaptando el mensaje a las características y necesidades de los servicios que se brinden.

- Atender y responder cualquier duda o solicitud planteada a través de estos medios.

- Analizar y evaluar la actividad generada en dichos canales a través de servicios de estadísticas y monitorización de datos.

- Redactar mensualmente un resumen que recoja la actividad del Centro en las redes sociales.

Nivel de Centro

-Creación de cuentas de usuarios y contraseñas para profesorado, alumnado y familias para acceder a la plataforma educativa así como proporcionar una cuenta de correo institucional gratuita para facilitar la comunicación. Por otro lado también habrá que informar de los distintos canales informativos que se habiliten (facebook, twitter…) a los distintos grupos a los que vayan dirigidos.

-Establecer una categorización de los usuarios para establecer acceso a información pública del centro o restringida por categorías (docentes, alumnado, familias).

-Proporcionar de manera fiable y fehaciente que cada miembro de la comunidad educativa recibe su usuario y contraseña por defecto.  Así como el modo de poder modificar la contraseña. Así cada profesor recibirá las cuentas de sus alumnos y del resto del personal docente para poder comunicarse con ellos.

-Para la página web, o si se dispone de tiempo y recursos twitter, facebook, blog….  establecer un responsable que gestione su contenido y vele por la línea editorial de la misma, con el objetivo de que la información esté centralizada y actualizada.

-Establecer las horas de dedicación de los responsables asignados para la distribución de la carga horaria de estos responsables.

Nivel Profesorado

Creación de un blog, cuenta twitter o incluso facebook si lo cree necesario, tanto para comunicarse con el alumnado como para comunicarse con el resto del profesorado.

Gestionar el contenido de su materia en la plataforma educativa o similar (moodle, google drive..) y moderar los foros en la plataforma educativa de su materia.

Por otro lado a nivel de departamento y de jefatura de estudios resultaría interesante disponer de un espacio propio y cerrado (moodle, google drive...) que permita compartir documentación así como poder comunicarse de forma rápida y privada sobre convocatorias a reuniones, actas, proyectos, etc.

Nivel Alumnado y familias

Tanto los representantes del alumnado como las APYMAS deberían disponer de sus propios canales de comunicación con su respectiva cuenta de twitter, blog o similar para poder estar comunicados e informados de sus respectivas competencias.

6.-Cronograma

A principio de curso hay que tener preparada todo la información de interés general que además de tenerla en la plataforma institucional, se podría imprimir y enviar a las familias para facilitar el primer contacto, informando del calendario, objetivos del centro, telefonos, email, tutores, etc.

En función de los distintos grupos sería interesante definir un calendario de trabajo para que tanto los grupos de alumnos, como de docentes sepan cuándo van a ser las reuniones, exámenes o convocatorias a distintas actividades y será el responsable de dichas funciones el que gestione la comunicación.

Así resultaría interesante que por lo menos mensualmente los distintos responsables de cada grupo (tutores, jefaturas, representantes de alumnos, etc) realizarán una entrada al blog, twitter o plataforma que utilicen haciendo referencia a las actividades realizadas, e informando de las que se van a realizar en el próximo mes (convocatoria de reuniones, actividades, salidas…).

Una posible propuesta en cuanto a las acciones y los plazos de ejecución serían:

Primer Trimestre

• Designar al coordinador/a del Plan de Comunicación.
• Evaluar los recursos existentes en el centro y su estado, así como la necesidad de incorporarlos, mejorarlos o ampliarlos.
• Información a la Comunidad Educativa.
• Información a las familias.
• Formación de los profesores que requieran una iniciación o mayor destreza en el uso de las TIC y de las redes sociales.

Segundo Trimestre

• Actualización de la web del centro.
• Designar a los responsables de cada uno de los canales de comunicación que se crearán e implantarán en el centro.
• Creación de dichos canales de comunicación: blogs de aula, twitter,...
• Creación de cuentas y perfiles.
• Elaboración del Plan de Comunicación.
• Aportación de mejoras y sugerencias para la mejora del mismo previo a su implantación.

Tercer Trimestre

• Implantación del Plan de Comunicación.
• Evaluación y propuestas de mejora futuras.
• Conclusiones.

7.-Responsables/recursos

La creación y mantenimiento de la plataforma educativa oficial debe ser proporcionada por la administración educativa.

La gestión de la plataforma oficial requiere la implicación del Equipo Directivo y de los responsables de las distintas áreas (relaciones externas, jefatura estudios, calidad...) y podría estar gestionada por el personal no docente bajo supervisión de dichos responsables. En términos generales deben poseer las habilidades requeridas para ello o bien se muestren dispuestos a adquirirlas.

La comunicación con familias y los grupos de alumnos debería corresponder a cada tutor y/o profesor de materia/área así como a los responsables de las distintas actividades que se pretenden llevar a cabo.

Disponer de tiempo y recursos (aulas informáticas, teléfonos, conexión a internet, etc) para realizar esta labor comunicativa es imprescindible y en algunos casos la falta de adecuación de medios técnicos como personales complica y limita mucho la dicha comunicación. Si no respondemos en un plazo más o menos breve una solicitud del alumnado, familia o compañeros por ese canal a la larga dejarán de utilizarlo.